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外贸流程全步骤:外贸流程的基本流程介绍

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发表于 2020-8-27 14:31:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
外贸流程方面知识,在知乎上面看到海洋同学的回帖,内容写得很详细,点赞也高;转载过来记录下,便于随时学习。

1. 客户询盘:一般在客户下purchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解;
2. 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价,简称PI
3. 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的purchase Order,简称PO
4. 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划;
5. 业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表;按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明;合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同;审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行;如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行;合同审批制成销售订单,交给部门进程员跟进;
6. 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是L/C付款(Letter of Credit, 信用证,外贸方面,这里指的是跟单信用证,规定受益人必须提供一定的货运单据才能获得付款)的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改正;
6.2:如果是T/T付款(Telegraphic Transfer, 简写为T/T,业务上分为前T/T(预付货款)和后T/T(装船后或收货后付款), T/T 优点:速度快,卖方能很快得到钱,安全性高。 T/T缺点:费用高,一般是SWIFT之间的流动。预付T/T已经是一种国际贸易惯例,且速度快,相对于信用证费用低很多。针对于小于1万或2万美金的小订单,还是相当普遍的。而且风险虽然有,但是几率不大,毕竟真心做生意的多。有效的规避风险只能依靠下订单前的沟通与了解。如:30%预付T/T,即订单确定后由买家电汇30%货款给卖家,其余货款在货物发走后,卖家拿到海运提单后,传真给买家,证明货已运走,再由买家电汇。)的客户,要确认定金已经到账;
6.3:如果是放帐客户,或通过D/A等方式收汇等,需经理确认;
7. 验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货;
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部;
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间;确定后将验货时间通知工厂;
8. 制备基本文件,及工厂提供的装箱资料制作出口合同出口商业发票(Commercial invoice),装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员);
9. 商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料;而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检;应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条
10. 租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司;应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期;应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船一周前可拿到定仓纸;
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等;经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人;如客人不同意时要另选客人认可的船公司;开船前两周书面定仓,程序同上;
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位;拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容;
10.4.向运输公司订仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错;
11. 安排拖柜:
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜;拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时;要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等;如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到;并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话;
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料;要求工厂装柜后一定要记住上封条;
12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单;通常要给报关留出两天时间(船截关前);委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等;
13. 获得运输文件:
13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理;补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等;
13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单;仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容;如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本;
13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件;支付运费应做登记;
14. 准备其他文件
14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格;发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前;发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误;L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头;如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理;
14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办;需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后;未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件;经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工;
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些;可在发货之后不太长的时间内补办;如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理;
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等;有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理;
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况;要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸;按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符;要显示唛头和箱号,以便于客人查找;装箱单的重量,体积要于提单相符;
15. 交单:
15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付;
15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人;
15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜;拿到提单后可立即寄正本提单给客人;
16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等;
17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用;
18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

FOB, CFR和CIF这三个贸易术语的区别
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